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Laurent Gaudin et l'organisation des Total 24 Heures de Spa : "Le paddock est un grand Tetris"
30 mai. 2018 • 14:00
Une course comme les Total 24 Heures de Spa ne se prépare pas en un jour. Les préparatifs en vue de la 70e édition ont débuté dès le lendemain de l'édition 2016. Organiser la plus grande course GT au monde demande du temps, de la patience, des nuits blanches et une grosse dose d'improvisation. Laurent Gaudin, manager général de l'évènement, nous en a dit un peu plus sur la préparation des Total 24 Heures de Spa.Combien de personnes sont impliquées dans les réunions d'organisation ?"Quatre personnes regroupent l'ensemble des phases d'organisation. Olivier Devos est le directeur de l'évènement. Il est partout, omniprésent dans tout le système, du parking aux loges, en passant par les campings et le paddock. Olivier peut s'appuyer sur une assistante. C'est pour lui un travail annuel en plus de son rôle de manager du paddock Blancpain GT Series. Alexandre Renaux est directeur du marketing. Il a officié chez Marc VDS Racing Team, il est en relation directe avec les partenaires et ceux qui veulent un réceptif sur l'évènement. Il gère aussi le village. Adelheid Terryn est en charge de la gestion de la communication et la partie animation, notamment les concerts et la parade. Pour ma part, je fais office de chef d'orchestre. Des réunions ont lieu chaque semaine sachant que la base est à Liège au RACB. Les équipes de SRO Paris, Normandy et Londres viennent en renfort."Il faut un an de préparation ?"La préparation de 2018 a débuté avant même l'arrivée de 2017. C'est une réflexion permanente car nous sommes toujours à la recherche de l'amélioration dans le fonctionnement de l'épreuve."Tout évolue au fil des ans ?"Le premier sondage effectué en partenariat avec Endurance-Info a été le point de départ. SRO a mis l'accent sur la partie sportive. On avait une vision quelque peu différente de Spa et pour asseoir cette vision, on a souhaité mettre en place des sondages directs et indirects en sortant les points positifs et négatifs. Nos équipes ont ressorti ce qui était constructif."
Le public a été remis sur le devant de la scène ?"Le problème majeur est que l'accueil général était plutôt orienté vers le VIP et non le public. On a fait évoluer les choses dans de nombreux domaines dans la mesure du possible. On est passé de 0 à 15 écrans géants, l'éclairage a été remis dans le Raidillon, aux Combes et à La Source, le live streaming est permanent dès les essais, le Lumirank (qui donne le classement de la voiture) a été amélioré, l'application a fait son arrivée, le concert s'est développé. C'est un ensemble. On se bat aussi pour maintenir le prix avec un prix de base qui commence à 40 euros avec accès au concert." Vous parlez de Spa toute l'année ?"Les Total 24 Heures de Spa sont mon fil rouge de mon emploi du temps en plus de la France, de la Blancpain GT Series Endurance et d'un autre évènement."La Parade dans le centre de Spa est une épine dans le pied niveau organisation ?"On a travaillé sur la proximité entre le public et les acteurs. Ce qui est sûr, c'est que les contraintes de la parade ne vont pas en s'amenuisant. Aucune autre course ne peut le faire."
Combien de personnes sont impliquées dans l'organisation de l'évènement ?"SRO Motorsports Group, c'est environ 80 personnes. Sur l'évènement, on parle de 3000 personnes : organisation, sécurité, officiels, commissaires, service médical, télévision, service presse, chronométrage, hospitalités, gestion des parkings, navettes. Auparavant, il y avait un seul speaker, maintenant ils sont huit. Rien que la gestion des voitures de sécurité occupe huit personnes." Comment se gère l'organisation du paddock ?"Le paddock est le cauchemar de l'épreuve car il n'y a pas de bonne solution. Le plan du paddock est tout sauf cartésien. Il faut s'adapter au terrain et les Total 24 Heures de Spa restent l'épreuve la plus importante de l'année à Spa. Sans les courses annexes, il faut caser 180 camions. L'organisation du paddock est un grand Tetris. Pour le moment, on a 30 camions à placer qui ne rentrent pas dans le plan initial. Le paddock le plus éloigné est à 10 minutes de marche. Les seules contraintes sont les loges car il faut placer les équipes en-dessous de leurs loges. Les équipes à l'année sont d'office installées dans les stands F1 mais certaines préfèrent aller dans les anciens stands : Lexus, AKKA-ASP, McLaren."
A quel moment se finalise l'organisation du paddock ?"Officiellement, il est bouclé une semaine avant l'épreuve, officieusement jamais. Le maitre mot à Spa est l'adaptation. On occupe tout l'espace disponible. On travaille aussi avec la police pour améliorer les flux de circulation. Nos équipes ne dorment pas durant la course. Il faut gérer en amont le pire du pire. Il y a de l'adaptation, pas d'improvisation. Le personnel fait environ 20 km chaque jour."
Le public a été remis sur le devant de la scène ?"Le problème majeur est que l'accueil général était plutôt orienté vers le VIP et non le public. On a fait évoluer les choses dans de nombreux domaines dans la mesure du possible. On est passé de 0 à 15 écrans géants, l'éclairage a été remis dans le Raidillon, aux Combes et à La Source, le live streaming est permanent dès les essais, le Lumirank (qui donne le classement de la voiture) a été amélioré, l'application a fait son arrivée, le concert s'est développé. C'est un ensemble. On se bat aussi pour maintenir le prix avec un prix de base qui commence à 40 euros avec accès au concert." Vous parlez de Spa toute l'année ?"Les Total 24 Heures de Spa sont mon fil rouge de mon emploi du temps en plus de la France, de la Blancpain GT Series Endurance et d'un autre évènement."La Parade dans le centre de Spa est une épine dans le pied niveau organisation ?"On a travaillé sur la proximité entre le public et les acteurs. Ce qui est sûr, c'est que les contraintes de la parade ne vont pas en s'amenuisant. Aucune autre course ne peut le faire."
Combien de personnes sont impliquées dans l'organisation de l'évènement ?"SRO Motorsports Group, c'est environ 80 personnes. Sur l'évènement, on parle de 3000 personnes : organisation, sécurité, officiels, commissaires, service médical, télévision, service presse, chronométrage, hospitalités, gestion des parkings, navettes. Auparavant, il y avait un seul speaker, maintenant ils sont huit. Rien que la gestion des voitures de sécurité occupe huit personnes." Comment se gère l'organisation du paddock ?"Le paddock est le cauchemar de l'épreuve car il n'y a pas de bonne solution. Le plan du paddock est tout sauf cartésien. Il faut s'adapter au terrain et les Total 24 Heures de Spa restent l'épreuve la plus importante de l'année à Spa. Sans les courses annexes, il faut caser 180 camions. L'organisation du paddock est un grand Tetris. Pour le moment, on a 30 camions à placer qui ne rentrent pas dans le plan initial. Le paddock le plus éloigné est à 10 minutes de marche. Les seules contraintes sont les loges car il faut placer les équipes en-dessous de leurs loges. Les équipes à l'année sont d'office installées dans les stands F1 mais certaines préfèrent aller dans les anciens stands : Lexus, AKKA-ASP, McLaren."
A quel moment se finalise l'organisation du paddock ?"Officiellement, il est bouclé une semaine avant l'épreuve, officieusement jamais. Le maitre mot à Spa est l'adaptation. On occupe tout l'espace disponible. On travaille aussi avec la police pour améliorer les flux de circulation. Nos équipes ne dorment pas durant la course. Il faut gérer en amont le pire du pire. Il y a de l'adaptation, pas d'improvisation. Le personnel fait environ 20 km chaque jour."
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